Das Handbuch stimmt nicht mehr
Was dokumentiert ist, und was die Leute tatsächlich tun, sind zwei verschiedene Prozesse. Meist kennt niemand beide vollständig.
SAP Prozessberatung
SAP-Prozesse verstehen, vereinfachen und sauber umsetzen
Wir analysieren, wie Geschäftsprozesse im SAP-Umfeld tatsächlich funktionieren, identifizieren unnötige Schritte und entwickeln daraus ein umsetzbares Zielbild. Dabei verbinden wir Prozessmethodik mit SAP-Know-how, vom bestehenden Ablauf über Fit-to-Standard bis zur Konfiguration oder gezielten Erweiterung.
Der Anlass
Der Prozess läuft. Nur weiss niemand genau, wie.
Typisch ist nicht der kaputte Prozess, sondern der gewachsene: Daten entstehen an zwei Stellen, ein Freigabeschritt wartet auf eine Mail, eine Stückliste wird gepflegt und nebenher in Excel geführt. Jeder Einzelschritt hat mal Sinn ergeben.
Varianten, die keiner kennt
Ein Prozess, den alle für einheitlich halten, läuft in Wirklichkeit in einem Dutzend Ausprägungen, je nach Werk, Materialart oder Sachbearbeiter.
Eigenentwicklung als Reflex
Für jede Lücke wird programmiert, statt zu prüfen, ob der SAP-Standard sie inzwischen schliesst. Das rächt sich beim nächsten Upgrade.
Vorgehen
Vier Phasen nach DMAIC
DMAIC ist das Vorgehensmodell aus Lean Six Sigma: Define, Measure, Analyze, Improve, Control. Wir wenden es auf SAP-Prozesse an und verbinden es mit dem Fit-to-Standard-Gedanken der SAP-Welt: erst prüfen, was der Standard kann, dann über alles andere reden.
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01
Workshops mit dem Fachbereich Define · Measure
Wir fangen dort an, wo der Prozess tatsächlich stattfindet: in moderierten Workshops mit Ihrem Fachbereich. Nicht mit der IT, nicht mit dem Projektleiter, mit den Menschen, die den Prozess jeden Tag fahren. Dazu kommt die Beobachtung am Bildschirm, denn was man tut und was man erzählt, ist selten dasselbe.
Zuerst der Schnitt: welcher Prozess, von welchem Auslöser bis zu welchem Ergebnis, mit welchen Beteiligten.
Das Ergebnis ist ein Modell in BPMN 2.0, also in einer Notation, die auch Ihr nächster Dienstleister lesen kann, und nicht nur wir. Dazu nehmen wir die Belegdaten Ihres Systems zur Hand: Durchlaufzeiten, Häufigkeiten und Abweichungen stehen dort schwarz auf weiss und decken Varianten auf, die im Workshop niemand erwähnt hat.
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02
Messen, wo es weh tut Analyze
Ohne Zahlen bleibt jede Priorisierung Geschmackssache. Wir messen Durchlaufzeiten, Liegezeiten zwischen den Schritten, Rückläuferquoten und die Häufigkeit der Varianten.
Anschliessend die Ursachenanalyse: Warum wartet dieser Schritt drei Tage? Warum wird diese Freigabe in vierzig Prozent der Fälle abgelehnt? Erst dann wird über Massnahmen gesprochen.
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03
Zielbild und Fit-to-Standard Improve
Das Zielbild entsteht nicht auf der grünen Wiese. Wir gehen den Prozess gegen den SAP-Standard: Was kann S/4HANA heute bereits, das Sie sich vor Jahren bauen liessen? Was bleibt als echte Lücke, und rechtfertigt sie eine Eigenentwicklung?
Was übrig bleibt, wird nach Hebel und Aufwand sortiert. Sie bekommen eine Reihenfolge mit Aufwandsschätzung, keine Wunschliste.
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04
Umsetzen und absichern Control
Wir begleiten die Umsetzung, im Zweifel bis in die Konfiguration oder die Entwicklung hinein, denn wir kommen aus der SAP-Entwicklung. Und wir definieren mit Ihnen die Kennzahlen, an denen Sie später sehen, ob die Änderung gehalten hat.
Ein Prozess, der nach sechs Monaten wieder aussieht wie vorher, war keine Verbesserung, sondern ein Workshop.
Ein Beispiel
So sieht eine Aufnahme aus
Ein Bestellanforderungsprozess, wie er in vielen Häusern läuft, aufgenommen in BPMN 2.0. Die Notation ist nicht Selbstzweck: Erst wenn der Ablauf so vor einem liegt, sieht man, wo die Zeit bleibt.
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1
Der Beleg verlässt das System
Ab dem Ausdruck weiss SAP nicht mehr, wo die Anforderung steht. Nachfragen laufen ab hier über Zuruf und Hauspost.
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2
Sechs Tage für drei Unterschriften
Die Unterschrift dauert Sekunden. Die Zeit vergeht in der Mappe auf dem Schreibtisch, nacheinander bei drei Personen, unabhängig vom Betrag.
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3
Zweiter Medienbruch beim Zurückscannen
Das Papier wird eingescannt und abgelegt, damit es später jemand wiederfindet. Arbeit, die nur entsteht, weil vorher gedruckt wurde.
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4
Freigabe wird von Hand nachgetragen
Jemand setzt das Kennzeichen, das der Workflow selbst setzen würde. Fehler dabei fallen erst bei der Rechnungsprüfung auf.
Dieselbe Anforderung, digital freigegeben:
- Bearbeitungszeit
- 6 Minstatt 13 Minuten
- Durchlaufzeit
- < 1 Tagstatt 8 Arbeitstagen
- Medienbrüche
- 0statt drucken, unterschreiben, scannen
- Ersparnis im Jahr
- 70 Stdbei 50 Anforderungen im Monat
Und Bestellungen, die eine Woche früher beim Lieferanten liegen.
Beispielhafte Darstellung eines Freigabeprozesses.
Bewusst sehr einfach gehalten, in der Praxis kommen Varianten, Sonderfälle, Vertretungen und
weitere Beteiligte dazu. Die Papierschritte sind hervorgehoben.
Alle vier Punkte liessen sich hier mit dem Flexible Workflow im Standard lösen, ohne eine
Zeile Code.
Das Ergebnis
Was Sie am Ende in der Hand haben
Kein Foliensatz, sondern Unterlagen, mit denen man arbeiten kann, und die Ihnen gehören.
Den Ist-Prozess, dokumentiert
Wie er wirklich läuft, als Modell in BPMN 2.0. Inklusive der Varianten, die vorher niemand auf dem Schirm hatte. Lesbar für jeden, der die Notation kennt, nicht nur für uns.
Die Analyse mit Zahlen
Wo Zeit verloren geht, wie viel, und warum. Durchlauf- und Liegezeiten, Rückläuferquoten, Variantenhäufigkeit, belegt, nicht geschätzt.
Ein Lastenheft
Die Massnahmen als priorisierte Anforderungen, nach Hebel und Aufwand sortiert. Bewusst ausschreibungsfähig geschrieben: fachlich präzise, technisch offen. Was der SAP-Standard abdeckt, steht als solches drin.
Ein Angebot für die Umsetzung
Wenn Sie mögen, gehen wir den Weg mit Ihnen weiter, von der Konfiguration bis in die Entwicklung. Das Angebot liegt bei, unverbindlich.
Warum wir
Methodik und SAP-Tiefe in denselben Köpfen
Prozessberatung ohne SAP-Wissen endet bei schönen Diagrammen. SAP-Wissen ohne Methodik endet bei der nächsten Eigenentwicklung. Unser Ziel ist kein theoretischer Sollprozess, sondern ein Ablauf, der im System und im Tagesgeschäft funktioniert.
- Zertifizierte Lean-Six-Sigma-Green-Belts im Team. Verbesserungsprojekte werden nach DMAIC geführt, mit Messung vorher und nachher.
- Wir kommen aus der Entwicklung, nicht aus der Präsentation. Wir müssen uns Ihre Datenmodelle nicht erklären lassen.
- Wir sagen es Ihnen, wenn der Standard reicht. Auch wenn wir an der Eigenentwicklung mehr verdient hätten.
- Kurze Wege. Sie sprechen mit den Leuten, die auch die Software bauen.
Unser Prinzip
Standard zuerst. Erweiterung dort, wo sie Mehrwert schafft.
Nicht jede Anforderung braucht Entwicklung. Wo der Standard reicht, nutzen wir ihn. Wo eine Erweiterung Mehrwert schafft, bauen wir sie upgradefähig.
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1
Standard prüfen
Wir prüfen jede Anforderung zuerst gegen die Möglichkeiten des SAP-Standards.
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2
Sinnvoll erweitern
Wo der Standard nicht ausreicht, setzen wir auf saubere und möglichst upgradefähige Erweiterungen.
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3
Klar empfehlen
Wir empfehlen die Lösung, die fachlich und technisch sinnvoll ist, nicht die mit dem meisten Entwicklungsaufwand.
Nennen Sie uns einen Prozess, der Sie stört
Wir sagen Ihnen, was wir darin sehen, und ob sich eine Aufnahme lohnt.